Leistungen - elektronische Signaturen

 

ELEKTRONISCHE SIGNATUR PER MAUSKLICK
Die BBJ Unternehmensgruppe nutzt DocuSign für elektronische Signaturen.

Die BBJ Unternehmensgruppe geht einen weiteren Schritt im Rahmen der Digitalisierung und nutzt die digitale Plattform DocuSign um Dokumente elektronisch zu signieren. Bei DocuSign handelt es sich um die führende Plattform im Bereich der elektronischen Signatur. Dadurch ist es möglich, Verträge und andere Vereinbarungen auf elektronischem Wege zu unterzeichnen. Die elektronische Signatur eröffnet unseren Geschäftspartnern und Mandanten die Möglichkeit, auf sehr einfache Art und Weise, schnell, kontaktlos, sicher, rechtsgültig und kostenlos Dokumente gegenzuzeichnen.

Der Empfänger erhält eine E-Mail mit einem Link zu DocuSign und den dort hinterlegten Dokumenten. Er kann zum Signieren aus vordefinierten Signaturen auswählen, seine eigene Unterschrift auf dem Mobilgerät zeichnen oder eine gespeicherte Signatur hochladen. Durch ein spezielles Protokoll namens Public Key Infrastructure (PKI) wird ein Schlüssel erzeugt, welcher die Rechtsgültigkeit sicherstellt. Sobald alle Vertragsoptionen ausgefüllt und die Unterlagen signiert sind, werden alle Beteiligten informiert. Auf die Unterlagen kann anschließend sicher zugegriffen werden.

 

Welche weiteren Optionen haben Sie?

Alternativ wählen Sie „SONSTIGE AKTIONEN“

Es stehen dann folgende Optionen zur Verfügung:

  • Mit „SPÄTER FERTIGSTELLEN“ unterbrechen Sie die Bearbeitung und können diese über den bereits vorhandenen Link zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen.
  • Sind Sie nicht der richtige Unterzeichner, können Sie über „ANDERER PERSON ZUWEISEN“ den Umschlag an einen anderen Unterzeichner weiterleiten.
  • Möchten Sie das Dokument nicht signieren – z.B. weil Sie noch Änderungen an den Dokumenten wünschen – kontaktieren Sie die für Sie zuständige Kanzlei. Alternativ besteht auch die Möglichkeit die Option „SIGNIEREN ABLEHNEN“ zu nutzen.

Wie verhält es sich mit der Datensicherheit?

Die BBJ Unternehmensgruppe hat sich bewusst für DocuSign entschieden, da diese als Branchenführer nach ISO 27001 zertifiziert sind und die hohen Sicherheitsstandards erfüllen, die für uns entscheidend sind. Jede elektronische Signatur wird verschlüsselt und dokumentiert. DocuSign erstellt für jede abgeschlossene Transaktion ein Abschlusszertifikat, welches die Unterschriftsereignisse umfassend darstellt. Dieses Zertifikat steht allen Teilnehmern der jeweiligen Transaktion zur Verfügung und enthält Informationen wie zum Beispiel die E-Mail Adressen, Namen oder Zeitstempel.

Warum nutzt die BBJ Unternehmensgruppe DocuSign für elektronische Unterschriften?

Warum nutzt die BBJ Unternehmensgruppe DocuSign für elektronische Unterschriften? Die elektronische Signatur hat im Vergleich zum papierbasierten Vorgehen für alle Beteiligten viele Vorteile. Es ermöglicht eine schnelle, komfortable und kontaktlose Unterzeichnung von Dokumenten und Verträgen.

  • Dokumente und Verträge können mit geringem Zeitaufwand quasi von überall und von jedem Gerät mit Internetanschluss unterzeichnet werden.
  • Es müssen keine Papierdokumente mehr erstellt, versandt und wieder digitalisiert werden.
  • Es handelt sich um ein sicheres Verfahren, welches die Anforderungen der eIDAS-Verordnung erfüllt. Informationen werden verschlüsselt und geschützt übermittelt.
  • Die browserbasierte Benutzeroberfläche von DocuSign ist einfach und benutzerfreundlich aufgebaut und intuitiv zu bedienen. Der Unterzeichner wird durch den Prozess geführt.
  • Es ist für den Unterzeichner kostenlos ein Dokument mit DocuSign zu signieren.

Wo werden die Daten von DocuSign gespeichert?

DocuSign unterhält in Europa Rechenzentren in Deutschland, Frankreich und den Niederlanden. Diesen Datenring nutzt die BBJ Unternehmensgruppe zur Speicherung von Dokumenten und elektronischen Signaturen.

Was versteht man unter einer elektronischen Signatur?

Eine elektronische Signatur ermöglicht es, digitale Dokumente rechtsgültig zu unterzeichnen. Dabei handelt es sich um keine persönliche handschriftliche Unterschrift, sondern um das Betätigen eines Buttons, wodurch der Nutzer seine Zustimmung zum Inhalt eines Dokuments oder Vertrags ausdrückt.

Sind elektronische Signaturen rechtlich bindend?

Elektronische Signaturen sind in der gesamten EU nahezu für alle geschäftlichen Transaktionen rechtlich verbindlich. DocuSign erfüllt die Vorschriften der sogenannten eIDAS-Verordnung (Electronic Identification And Trust Services), welche die Verordnung (EU) Nr. 910/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt darstellt. Diese Regulierung ist für alle Staaten der Europäischen Union seit Juli 2016 verbindlich.

Welche Art der elektronischen Signatur verwendet die BBJ Unternehmensgruppe?

Die eIDAS-Verordnung definiert drei verschiedene Arten der elektronischen Signatur. Dies sind die einfache, die fortgeschrittene und die qualifizierte elektronische Unterschrift. Die eIDAS-Verordnung bezeichnet Daten in elektronischer Form, die anderen in elektronischer Form beigefügt oder logisch mit diesen verbunden sind und die vom Unterzeichner zur Unterzeichnung verwendet werden, als einfache elektronische Signatur. Diese wird von der BBJ-Unternehmensgruppe genutzt.

Wird für die Unterschrift mit DocuSign spezielle Hard- oder Software benötigt?

Nein, es ist weder die Anschaffung von Hardware, noch der Einsatz einer speziellen Software erforderlich. Die Dokumente können mit einem gängigen Internet Browser (wie zum Beispiel Firefox, Chrome, Internet Explorer, Safari) auf der DocuSign Plattform geöffnet, geprüft und unterzeichnet werden. Es steht auch eine mobile App zur Verfügung.

Benötigt man einen DocuSign Account oder eine Authentifizierung für die Unterschrift?

Nein, eine Registrierung ist nicht erforderlich um ein Dokument mittels DocuSign zu unterzeichnen. Da wir die einfache elektronische Signatur verwenden, ist auch keine weitere Authentifizierung erforderlich. Diese Art der elektronischen Signatur ist praxistauglich und in vielen Branchen üblich.

Welche Kosten entstehen für den Unterzeichner?

Die elektronische Signatur mit DocuSign ist für den Unterzeichner kostenlos.

Wie werde ich informiert, wenn ich ein Dokument unterschreiben soll?

Sie erhalten von der für Sie zuständigen Kanzlei (e-dokumente.kanzleistandort@bbjmail.de) eine E-Mail mit einem Link zu DocuSign und den dort zur Unterzeichnung hinterlegten Dokumenten. Mit diesem Link können Sie die Dokumente öffnen, prüfen und elektronisch unterzeichnen.

Wie erfahre ich, dass ein Dokument von allen Beteiligten unterzeichnet wurde?

Ist ein Dokument von allen Beteiligten unterzeichnet worden, so erhalten Sie eine Benachrichtigung von DocuSign per E-Mail. In dieser E-Mail befinden sich alle signierten Dokumente und Verträge sowie ein Link, über den Sie zur DocuSign-Plattform kommen, wo Sie ebenfalls Ihre Unterlagen einsehen können.

Kann ich den Vertrag, den ich unterzeichnen soll, noch ändern?

Änderungen am Inhalt können Sie nicht vornehmen. Sie haben jedoch die Möglichkeit die Signierung abzulehnen. Bitte kontaktieren Sie Ihren zuständigen Mitarbeiter in der jeweiligen Kanzlei oder das dortige Sekretariat, bevor Sie die Dokumente ablehnen. So können die gewünschten Änderungen abgesprochen und die Unterlagen erneut an Sie übermittelt werden.

Wen kann ich ansprechen, wenn ich Fragen zum Inhalt des Dokumentes habe?

Bitte wenden Sie sich in diesen Fällen an den für Sie zuständigen Mitarbeiter in der jeweiligen Kanzlei oder an das dortige Sekretariat.

Kann DocuSign auch auf dem Smartphone oder Tablet genutzt werden?

Grundsätzlich ja. Voraussetzungen dafür sind der Empfang von E-Mails auf dem Gerät, sowie ein aktueller Internet-Browser. DocuSign stellt darüber hinaus auch eine kostenlose App zur Verfügung. Über die DocuSign-App können Sie Dokumente schnell und einfach signieren und sehen immer den aktuellen Status. Die App ist im Apple App Store, im Google Play Store und auch im Windows Store verfügbar.